O que considerar na organização de um evento corporativo?

A organização de evento corporativo faz parte da rotina de muitas empresas. Os desafios que elas enfrentam para realizá-lo variam de acordo com seu porte, público-alvo e objetivo. Para alcançar sucesso nessa tarefa, é importante administrar o processo de forma eficiente.

Neste post, você receberá dicas de como planejar seu evento controlando os custos, sem abrir mão da qualidade e de um ótimo resultado. Confira!

Defina o objetivo

O primeiro passo para a organização de evento corporativo é definir qual seu propósito. Assim, as demandas poderão ser levantadas. A lista a seguir serve como orientação acerca dos itens a considerar:

  • tipo de ambiente e decoração;

  • número de participantes;

  • atividades e atrações;

  • o que será servido;

  • equipamentos audiovisuais;

  • materiais e equipes de apoio;

  • convites e divulgação.

Planeje e controle

Conhecidas as demandas, inicie o processo de planejamento, que inclui pesquisas, orçamentos e avaliação de fornecedores. Essa triagem permitirá que você ajuste a estrutura do evento ao investimento disponível.

Uma opção a ser considerada é a contratação de uma empresa especializada em eventos empresariais, que assumirá a responsabilidade pela organização. Se o preço estiver compatível ao orçamento, pode ser uma forma de evitar contratações e gastos equivocados, já que ela possui a expertise e a estrutura adequada para a função.

Essa etapa deve ser realizada sempre com o máximo de antecedência, para se ter acesso a vários orçamentos e a avaliações confiáveis dos prestadores de serviço. Além disso, um prazo dilatado permite negociar melhores condições de pagamento.

Ao longo do processo, os gastos precisam ser controlados. É sempre prudente considerar uma reserva de emergência, para imprevistos não se tornarem grandes dores de cabeça.

Escolha o local ideal

O tipo de atividade realizada influencia na definição do espaço físico. Palestras e cursos demandam ambientes como auditório ou sala de aula, providos de recursos audiovisuais, boa qualidade acústica, iluminação e climatização adequadas, além de mobiliário confortável. É interessante haver também um espaço para intervalos e café, por exemplo.

Já para as confraternizações, vale a pena buscar espaços sem repartições, que permitam a socialização das pessoas, exposição de produtos, mesa para buffet e uso de equipamentos audiovisuais. Você pode pensar em um palco, mesas e cadeiras, dependendo da atração.

Saber qual será a audiência é importante para determinar a necessidade de estacionamento, acesso por transporte coletivo, locação de vans ou localização facilitada. Isso também gera impacto no valor final.

Independentemente do lugar escolhido, é preciso checar a vigência do alvará de funcionamento e a adequação às normas de prevenção e combate a incêndio. As condições de acessibilidade às pessoas com necessidades especiais, respeito à lotação máxima, número de banheiros compatível, limpeza, manutenção em dia e as facilidades de circulação também são condicionantes fundamentais. Todas essas observações influenciam na experiência, conforto e segurança dos usuários.

Uma dica interessante, que pode contribuir para personalizar o evento e gerar economia, é realizá-lo nas dependências da empresa. Um pátio ou estacionamento pode ser transformado em um ambiente adequado e confortável. Existem estruturas temporárias, facilmente montáveis, que são um recurso bastante atrativo para isso.

Selecione os fornecedores

Na fase de planejamento, devem ser feitas todas as cotações e avaliações, já que boas referências são pré-requisitos para contratação de um fornecedor.

Algumas casas de eventos trabalham com buffet, decoração e equipamentos próprios, o que pode ser um facilitador para toda a logística. As empresas especializadas também contam com parceiros próprios. Pacotes de serviços comumente têm preços mais vantajosos.

As partes envolvidas devem sempre firmar contratos, pois eles são a garantia legal no caso de algum descumprimento do que foi acordado. Se sua empresa ficar satisfeita com os serviços prestados, uma maneira de viabilizar negociações mais rentáveis é firmar parcerias para eventos futuros.

A experiência do participante deve ser agradável e proveitosa. A organização de evento corporativo deve ser encarada como um investimento, tanto para motivar os colaboradores quanto para encantar clientes e atrair aqueles em potencial.

O conteúdo deste post foi relevante para sua empresa? Deixe seu comentário!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


Share This